La culture d’entreprise ne cesse de changer : des bureaux « old school » aux locaux ludiques des GAFAM. Chaque organisation souhaitant redéfinir son fonctionnement doit aussi repenser ses locaux et, surtout, accompagner ses employés vers ces changements. Toute une stratégie…

« Beaucoup d’entreprises veulent repenser leur environnement de travail » explique Evi De Bruyne, Senior Workplace Consultant chez Brainmove, qui accompagne le changement auprès des entreprises et des gens qui travaillent pour elles. « Et plus encore après la période COVID qui a démontré l’efficacité du télétravail. Certains dirigeants, inspirés par les bureaux de Google ou de Facebook, souhaitent un environnement similaire. Mais un copier-coller est impossible, toutes les entreprises ne reposent pas sur la même culture ou le même fonctionnement ! »

Penser le fonctionnement de l’entreprise

« La première étape est donc de mettre au point la vision de l’avenir souhaitée par l’entreprise, puis la stratégie d’aménagement des bureaux » continue la consultante et psychologue. Ces derniers reflètent symboliquement l’organisation. Des changements dans l’aménagement des bureaux impliquent donc un nouveau fonctionnement. Pour faciliter la transition, de nombreux consultants et facility managers recourent au nudging, que Evi De Bruyne définit comme une méthode d’incitation via des signaux, des « coups de pouce » en français. Les nudges suggèrent implicitement le « bon » usage ou comportement. « L’un des moyens les plus efficaces pour modifier le comportement d’une personne est en effet de le lui suggérer de façon naturelle. »

Penser l’organisation spatiale

Marc Bertier, architecte, sociologue et workplace strategist au sein de Kardham prend l’exemple d’un environnement remodelé en vue de renforcer la collaboration et la créativité entre les équipes.  « Il faut provoquer les rencontres » explique Marc Bertier. « On part du principe que 2 personnes assises à 30m l’une de l’autre n’ont qu’une faible chance de se rencontrer. On recrée donc un environnement de travail sur le modèle d’une ville : avec un espace central qui concentre une forte activité, un lieu de rencontre. Un exemple très simple, c’est de n’installer qu’une seule zone de repas ou machine à café. Et comme une ville, il faut un continuum d’activités, qui rende la communication fluide et l’équipe cohérente. » Si la disposition est importante, d’autres éléments, tel que le mobilier compte tout autant. « Pour créer un sentiment collectif par exemple, mieux vaut une table ronde que rectangulaire, une table haute que basse. Les gens sont beaucoup plus mobiles et osent davantage prendre la parole ou se lever pour aller écrire sur le tableau. » Dans ces exemples proposés par Marc Bertier, les nouveaux aménagements incitent les personnes à quitter leur cocon et à collaborer.

« L’un des moyens les plus efficaces pour modifier le comportement d’une personne est de le lui suggérer de façon naturelle. »

Evi De Bruyne – Senior Workplace Consultant, Brainmove

Et les exemples de nudging sont nombreux, concernent tous les domaines. Et certains sont particulièrement simples à mettre en œuvre : pour rappeler à vos collaborateurs les règles d’hygiène ? Installez des bornes de gel hydroalcoolique aux entrées et sorties. Pour éviter que les urinoirs ne se salissent trop vite ? Collez une petite « mouche » près de l’évacuation, pour aider ces messieurs à « viser ».

Nudging, à coupler au Framing

« À côté de cela, certains processus ou espaces ne peuvent pas signaler suffisamment sur leur bon usage. Dans ces cas-ci, le nudging ne fonctionne pas forcément bien… » déplore la Workplace strategist Evi De Bruyne. Le framing, ou l’instauration d’un cadre et la communication des nouvelles règles, est complémentaire. « Il est alors possible de recourir à des guides ou des modes d’emploi par exemple. Les ateliers sont aussi efficaces : par des jeux ou des discussions, on peut établir un cadre qui permette à chacun de comprendre les nouvelles règles, la nouvelle organisation ou encore la façon dont il peut tirer avantage de la nouvelle situation. Mais il faut garder à l’esprit qu’aucune évolution ne réussit du jour au lendemain : c’est un processus. »