Les « hard services » se conçoivent et se pensent souvent dès la recherche, ou la construction, d’un nouveau bâtiment. Un défi de taille pour les Facility Managers, appelés à se pencher sur tous les aspects du fonctionnement d’une société dès la première pierre.

Avant de penser aux « soft services », tout facility manager qui se respecte se doit de se pencher sur les « hard services » ; c’est-à-dire les services correspondant aux travaux, aux bâtiments et à ce que l’on nomme l’aspect « multi-technique ».

Collaboration entre les “FM” et les autres services

Autant d’éléments essentiels lors de la recherche d’espaces de travail. « Nous tenons effectivement compte du facility management dès la construction ou la recherche d’une location de nouveaux espaces de travail », confirme Henri Loncke, Responsable des opérations dans les bâtiments Proximus. Il poursuit : « toute réflexion débute chaque fois par une estimation du nombre de mètres carrés nécessaires. Ainsi que par une étude poussée des choses liées à l’aspect “hard” du facility management, comme les sanitaires, la restauration, la maintenance et même le design des espaces, à la fois pratique et agréable à l’œil. Et tout cela se fait en parfaite collaboration entre les “FM” et les autres services. »

Check-list de facilities

Une logique adoptée bien plus largement que chez Proximus, d’ailleurs. « J’observe en effet que, de plus en plus souvent ces dernières années, les facility managers participent aux réunions de construction », pointe Charlie Malou, architecte au cabinet Assar Architects. « Nous établissons toujours une sorte de check-list de facilities », continue Marc Moris, Directeur Corporate Protection and Prevention chez Proximus. Il en sort donc un cahier des charges très détaillé contrôlé en partie par les instances légales compétentes en la matière (exemple des ascenseurs et des installations électriques).

L’autre partie, discutée en amont avec les syndicats, sera vérifiée par les services de facility management maison. « à ceci s’ajoute également le fait qu’une partie des “facilities” est dictée par des normes générales en fonction du nombre d’occupants d’un bâtiment, comme c’est le cas pour la surface minimum des parkings à vélo, des vestiaires ou des douches. Le reste étant plus facultatif et dépendant de chaque employeur », détaille C. Malou.

“Nous tenons compte du “Facility Management” dès la construction ou la location.”
— Henri Loncke, Proximus

Optimiser l’environnement de travail

Une tâche aussi multiple que complexe, puisque le rôle des facility managers couvre toutes les disciplines susceptibles d’optimiser l’environnement de travail au sein d’une organisation. Et la crise du Covid-19 ne devrait rien simplifier : « les comportements vont changer, c’est une certitude », détaille Marc Moris. Avec beaucoup de questions : « que va-t-on faire des mètres carrés ainsi libérés ? Les louer, les vendre, ou les utiliser différemment ? »  à ce titre l’avenir se niche aussi dans le concept du « flex desk ».
Charlie Malou : « Cela fait déjà un moment que certaines entreprises ne prévoient plus un bureau unique par employé. » Le homeworking, mis en avant par la crise du Covid, va sans doute encore renforcer le concept de flex-desk. Ce qui entrainera une rationalisation encore plus forte des surfaces construites de bureaux…

Et, question subsidiaire, cette mutation des « hard services » va-t-elle être… facilitée par l’arrivée du digital ? « Bien entendu », Charlie Malou n’en doute pas. « Le numérique a modifié une tellement large partie des activités des sociétés, il serait presque impensable qu’il n’aide pas les “hard services” dans les transitions futures. » Des expériences ont déjà été tentées avec l’internet des objets (IOT) en matière de facility management, notamment pour fluidifier les flux des employés sur les lieux de travail tout en leur facilitant, aussi, le boulot en dehors des murs de l’entreprise. Parce que, le futur, c’est déjà demain.