Dans le genre « il n’y a pas de petites économies », la transformation numérique des achats s’impose! Et, outre l’argent qu’il permet d’économiser, ce processus garantit aussi une continuité à toute épreuve du business, de même qu’une organisation du travail nettement plus efficace.

Dans le détail, la numérisation des achats promet des résultats que l’on peut classer selon quatre axes distincts, mais néanmoins complémentaires. Un axe financier, tout d’abord, puisque le retour sur investissement s’en ressentira fameusement. Dans l’année, voire le plus souvent dans les six mois: « Avec une économie autour des 6 % et un gain sur le coût de gestion de l’acte d’achat de 30 € en moyenne par transaction. Tout cela sans créer la moindre frustration dans le chef des employés qui achètent », nous précise Eric Pansin, expert dans ce domaine, à travers les activités de la société Ordiges.

“La numérisation des achats permet généralement 6 % d’économies dans les 6 mois!”

Viennent ensuite les gains opérationnels. Car, grâce à cette fameuse transformation numérique, les plateformes de type « cloud » sont dès lors accessibles depuis un simple browser, un smartphone, et, bien entendu, en télétravail. « On parle de “business continuity”. C’est-à-dire que cette solution permet aux activités de l’entreprise de ne jamais s’arrêter.» Au niveau organisationnel aussi, un gain important à signaler. Notamment parce que cette numérisation permet un contact étroit et plus cohérent entre la Direction des achats de l’entreprise, et la Direction financière. Enfin, l’aspect sociétal est, lui aussi, présent. A commencer par la mise en œuvre de politiques d’achats responsables, comme la suppression du papier et la promotion de fournisseurs responsables parmi la liste des interlocuteurs externes d’une entreprise.

Deux conditions pour gérer avec succès sa numérisation des achats

Toutefois, comme toute transformation, la numérisation des achats passe par des facteurs à intégrer si on veut donner toutes ses chances de succès au processus. D’abord, règle intangible pour faire accepter un changement le plus largement possible, ce dernier doit simplifier la vie des utilisateurs. « Le constat est simple », nous explique Eric Pansin, CEO d’Ordiges. « Les consommateurs internes de l’entreprise sont aussi habitués à acheter très facilement sur des sites d’e-commerce. Il faut donc leur préserver cette simplicité tout en garantissant l’application rigoureuse des règles d’achats de l’entreprise et sa gestion des budgets. »

Le deuxième facteur, lui, consiste à déployer une vraie vision digitale pour garantir la continuité de la chaîne numérique. La balle est dès lors dans le camp des Directions Informatiques. A charge pour elles de poser des choix qui, entre autres, garantissent l’intégration applicative, documentaire, celle des droits et sécurité, ou encore l’archivage électronique.

Numériser l’achat public, une nécessité sonnante et trébuchante!

Si toutes ces recommandations sont d’usage pour tous les secteurs d’activité et tous les statuts, les achats effectués par les entreprises publiques possèdent cependant certaines particularités dont il faudra tenir compte dans le cadre de leur digitalisation. Mais le jeu en vaut largement la chandelle! « Pour vous donner une idée, l’achat public représente 15 % du PIB de la Belgique, soit 50 milliards d’euros. Et là, il y a encore beaucoup à faire pour passer de la gestion de la commande publique dans le cadre des appels d’offres et du respect de la loi – tel que c’est le plus souvent effectué pour le moment – au concept d’achat public, c’est-à-dire l’efficience de l’achat. Qui respecte non seulement la législation, mais mise aussi sur le juste besoin et la rationalisation des achats.

Tout ça sans oublier la gestion des achats ne nécessitant aucun appel d’offres, généralement plafonnée à 30.000 euros. Et qui passent donc sous les radars. « Ils représentent 50 % des transactions et sont, encore aujourd’hui, au mieux, gérés dans un tableur! La numérisation des achats publics demeure un chantier immense et passionnant. Avec des retombées importantes pour notre pays. Qui aura toujours besoin d’argent, et donc de chasser les dépenses inutiles. »

A propos de

Société leader technologique pour la numérisation des achats tant dans le secteur privé (gamme Ask&Go / SRM) que le secteur public (Gamme LiaWeb Marchés Publics / OfLex), Ordiges s’engage à créer de la valeur pour ses clients avec un leitmotiv: « Rendre simple les processus complexes des Achats pour garantir l’efficacité opérationnelle et l’adhésion des utilisateurs ». Présente sur les marchés belge et français, avec un important investissement continu en R&D, Ordiges est devenue un incontournable de la transformation digitale grâce à ses solutions innovantes, collaboratives, qui s’adaptent à votre organisation pour accroître votre performance, avec l’aide de nos consultants experts.